Polityka prywatności

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez firmę Energia dla Przyszłych Pokoleń z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „Administrator”).

1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1.3. Polityka prywatności dotyczy w szczególności:

• klientów i potencjalnych klientów,
• użytkowników serwisów internetowych i usług elektronicznych Spółki,
• kontrahentów i ich przedstawicieli,
• osób kontaktujących się ze Spółką w jakiejkolwiek sprawie.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Energia dla Przyszłych Pokoleń (dalej: „Administrator”).

2.2. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na oficjalnej stronie internetowej Spółki lub w korespondencji pisemnej kierowanej na adres siedziby.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzania, Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane związane z realizacją umów: NIP, REGON, adres siedziby, dane do fakturowania, numer rachunku bankowego,
• dane dotyczące korzystania z serwisów internetowych: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dot. urządzenia i przeglądarki, logi systemowe,
• dane dotyczące korespondencji i zapytań: treść wiadomości, data i godzina kontaktu, notatki z rozmów.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• przygotowanie oferty,
• zawarcie, realizacja i rozliczenie umów z klientami i kontrahentami,
• obsługa zgłoszeń serwisowych i reklamacji.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego i innych regulacji sektorowych,
• udzielanie odpowiedzi uprawnionym organom administracji publicznej i sądom.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych,
• prowadzenie analiz biznesowych i statystyk (w tym dotyczących korzystania z serwisów internetowych),
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług w granicach dozwolonych prawem.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną,
• prowadzenie działań marketingowych wykraczających poza uzasadniony interes Administratora,
• przetwarzanie określonych kategorii danych, jeżeli jest to wymagane przepisami.

5. Źródła pochodzenia danych

5.1. Dane osobowe są pozyskiwane głównie bezpośrednio od osób, których dotyczą (np. poprzez formularze kontaktowe, zawieranie umów, korespondencję e‑mail, rozmowy telefoniczne, spotkania biznesowe).

5.2. Dane mogą również pochodzić z innych źródeł, w granicach prawa, takich jak:

• publiczne rejestry (np. KRS, CEIDG, REGON),
• partnerzy biznesowi, którym osoba udzieliła zgody na przekazanie danych,
• dostawcy usług pośredniczących, np. operatorzy płatności, operatorzy pocztowi.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy lub konieczny do obrony przed roszczeniami.

6.2. W szczególności:

• dane związane z umowami przechowywane są przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat),
• dane księgowe i podatkowe przechowywane są przez okres wskazany w przepisach prawa podatkowego i rachunkowego,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została wyrażona,
• dane przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes – do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

7. Odbiorcy danych osobowych

7.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom wspierającym Administratora w realizacji usług, takim jak dostawcy usług IT, hostingowych i serwisowych,
• podmiotom księgowym, doradczym, prawnym i audytorskim,
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim,
• bankom i instytucjom płatniczym,
• partnerom biznesowym współpracującym przy realizacji umów lub usług,
• organom administracji publicznej, sądom i innym uprawnionym jednostkom – w zakresie wymaganym przepisami prawa.

7.2. Odbiorcy przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia lub innych właściwych instrumentów prawnych i są zobowiązani do zachowania poufności.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

8.1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych poza EOG.

8.2. Jeżeli w szczególnych przypadkach dojdzie do takiego przekazania (np. w związku z korzystaniem z określonych rozwiązań chmurowych lub narzędzi analitycznych), będzie się to odbywać wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne,
• inne odpowiednie zabezpieczenia prawne.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz kopii danych,
• prawo sprostowania – poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach (np. kwestionowanie prawidłowości danych),
• prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa,
• prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

9.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skorzystać z danych kontaktowych Administratora wskazanych na stronie internetowej Spółki lub w dokumentacji umownej.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

10.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne właściwe przepisy prawa.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. Serwisy internetowe Spółki mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie (np. local storage, piksele śledzące) w celu zapewnienia prawidłowego działania stron, dostosowania treści do preferencji użytkownika, analizy ruchu oraz prowadzenia działań statystycznych i marketingowych.

11.2. W szczególności stosowane mogą być następujące kategorie plików cookies:

• niezbędne – umożliwiające korzystanie z podstawowych funkcji serwisu,
• funkcjonalne – zapamiętujące wybrane ustawienia użytkownika,
• analityczne i statystyczne – pomagające zrozumieć sposób korzystania z serwisu,
• marketingowe – służące prezentowaniu dopasowanych treści reklamowych, w granicach dozwolonych prawem.

11.3. Użytkownik może w każdej chwili zarządzać ustawieniami plików cookies poprzez ustawienia przeglądarki internetowej lub odpowiednie narzędzia udostępnione w serwisie. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

12. Bezpieczeństwo danych

12.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych, w szczególności w sektorze energetycznym, gdzie istotne są bezpieczeństwo infrastruktury i ciągłość dostaw.

12.2. Środki te obejmują m.in.:

• kontrolę dostępu do systemów i pomieszczeń,
• szyfrowanie wybranych połączeń i nośników danych,
• systemy kopii zapasowych i odtwarzania awaryjnego,
• regularne aktualizacje oprogramowania i monitorowanie systemów,
• szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

13. Przetwarzanie danych w sektorze energetycznym

13.1. Ze względu na charakter działalności w obszarze energetyki, Administrator może przetwarzać dane związane z:

• zawieraniem i realizacją umów dotyczących dostaw energii lub usług powiązanych,
• obsługą urządzeń, instalacji lub infrastruktury energetycznej,
• rozliczeniami zużycia energii i usług towarzyszących.

13.2. Przetwarzanie tych danych odbywa się z zachowaniem zasad minimalizacji, poufności i integralności danych, a także z uwzględnieniem szczególnych wymogów regulacyjnych obowiązujących w sektorze energetycznym.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

14.1. Co do zasady Administrator nie stosuje wobec osób fizycznych zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało.

14.2. Jeżeli w przyszłości dojdzie do wdrożenia takich rozwiązań, Administrator zapewni stosowne podstawy prawne, odpowiednie zabezpieczenia oraz poinformuje o tym osoby, których dane dotyczą, w odrębnej informacji.

15. Zmiany Polityki prywatności

15.1. Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmian przepisów prawa,
• zmian w zakresie oferowanych usług lub sposobów przetwarzania danych,
• rozwoju technologicznego.

15.2. Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie publikowana w serwisach internetowych Spółki lub udostępniana w inny właściwy sposób. Data wejścia w życie nowej wersji będzie każdorazowo wskazana w jej treści lub przy miejscu publikacji.

15.3. Zaleca się regularne zapoznawanie się z aktualną treścią Polityki prywatności w celu pozostania na bieżąco z zasadami przetwarzania danych osobowych przez firmę Energia dla Przyszłych Pokoleń.